Jeder Anruf angenommen, auch wenn gerade niemand Zeit hat.
KI-AssistentGuten Abend, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten. Wie kann ich helfen?
AnruferIch hätte gern einen Termin für ein Beratungsgespräch, am liebsten nächste Woche.
KI-AssistentGern. Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr?
AnruferDienstag passt.
Verpasste Anrufe sind verpasste Aufträge. Wer anruft und niemanden erreicht, ruft oft beim Nächsten an. Gleichzeitig kosten Routineanrufe Ihr Team jeden Tag Zeit: Öffnungszeiten, Lieferstatus, Terminwünsche, Rückrufbitten.
Der KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, rund um die Uhr und in natürlicher Sprache. Er beantwortet Standardfragen aus Ihren Unterlagen, nimmt Anliegen und Rückrufnummer auf und trägt Termine direkt in Ihren Kalender ein.
Nach jedem Gespräch liegt eine kurze Zusammenfassung in Ihrem Postfach oder CRM. Was er nicht sicher beantworten kann, gibt er an Ihr Team weiter, Dringendes sofort.
Der Assistent bekommt eine eigene Rufnummer oder springt ein, wenn bei Ihnen niemand abnimmt, etwa außerhalb der Geschäftszeiten oder wenn alle Leitungen belegt sind. Er spricht Deutsch und auf Wunsch weitere Sprachen und gibt sich zu Beginn als KI-Assistent zu erkennen.
Was er sagen darf, legen wir gemeinsam fest: welche Fragen er beantwortet, wo er nachschlägt, wann er einen Termin vergibt und wann er an einen Menschen übergibt. Zusagen zu Preisen, Fristen oder Leistungen macht er nicht, die bleiben bei Ihrem Team.
Auch ausgehende Anrufe sind möglich, etwa Terminerinnerungen oder Rückrufe bei Interessenten, die darum gebeten haben. Angerufen wird nur, wer vorher zugestimmt hat.
Er spricht in natürlicher Sprache und versteht auch frei formulierte Anliegen. Trotzdem gibt er sich zu Beginn als KI-Assistent zu erkennen. Das ist ehrlich und gesetzlich vorgeschrieben.
Dann verspricht er nichts, sondern nimmt das Anliegen auf und gibt es an Ihr Team weiter. Bei dringenden Fällen kann er direkt zu einer zuständigen Person durchstellen oder sie sofort benachrichtigen.
In der Regel ja. Meist wird der Assistent über eine Weiterleitung angebunden, etwa wenn nach einigen Klingelzeichen niemand abnimmt. Ihre Rufnummer bleibt dieselbe. Das Genaue klären wir im Erstgespräch.
Wir halten vorher schriftlich fest, welche Angaben aus dem Gespräch gespeichert werden und wo. Personendaten werden, wo möglich, vor der Weiterverarbeitung unkenntlich gemacht. Anrufer erfahren zu Beginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen; die Einzelheiten stimmen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
30 Minuten Erstgespräch, danach wissen Sie, welcher Ablauf sich in Ihrem Betrieb zuerst lohnt.
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