Angaben aus PDFs und Scans ausgelesen, geprüft und übertragen.
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Bestellungen per E-Mail: In vielen Betrieben tippt jemand jeden Tag Angaben aus Dokumenten in ein anderes Programm. Das ist langsam, fehleranfällig und für niemanden die Arbeit, für die er eingestellt wurde.
Die KI liest die Dokumente aus, ob PDF, Scan oder Foto, und erkennt die Angaben, die Sie brauchen: Nummern, Daten, Beträge, Positionen. Danach gleicht sie sie mit Ihren Daten ab, etwa mit der passenden Bestellung oder dem Kundenstamm.
Stimmt alles, werden die Angaben übertragen. Passt etwas nicht, etwa ein abweichender Preis oder eine unbekannte Artikelnummer, landet das Dokument mit Hinweis bei Ihrem Team. So prüfen Sie nur noch die Ausnahmen statt jedes einzelne Dokument.
Die Dokumente kommen dort an, wo sie heute auch ankommen, meist in einem Postfach oder einem Ordner. Die KI holt sie dort ab, liest sie und legt die Angaben geordnet ab, in einer Tabelle, Ihrer Buchhaltung, DATEV oder Ihrem ERP. Das Original bleibt immer erhalten und ist mit dem Datensatz verknüpft.
Sicherheit entsteht durch Abgleich, nicht durch Vertrauen. Eine Artikelnummer muss in Ihrer Liste stehen, eine Bestellnummer muss es geben, ein Betrag muss zur Bestellung passen. Was diesen Abgleich nicht besteht, wird nicht geraten, sondern als offener Fall gemeldet.
Ob die Angaben direkt in Ihr ERP geschrieben werden können, klären wir vorher, weil manche Hersteller dafür Zusatzlizenzen verlangen. Wo das nicht geht, bereitet die KI alles so vor, dass Ihr Team die Angaben nur noch übernehmen muss.
Alles, was regelmäßig in ähnlicher Form kommt: Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Formulare, aber auch Verträge oder Exposés, aus denen bestimmte Angaben gebraucht werden. Anders als ältere Texterkennung braucht die KI dafür keine feste Vorlage je Absender.
Jede Angabe wird gegen Ihre Daten geprüft, bevor sie übernommen wird. Was nicht passt oder unsicher ist, geht an Ihr Team. Fehler fallen dadurch auf, bevor sie in Ihren Programmen landen.
In die Programme, die Sie schon nutzen, etwa eine Tabelle, Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP. Ob ein direktes Zurückschreiben ins ERP möglich ist, klären wir vorher, weil manche Hersteller dafür Zusatzlizenzen verlangen.
Sie bleiben unverändert erhalten und werden mit dem Datensatz verknüpft. So können Sie jederzeit nachsehen, woher eine Angabe stammt.
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