Jede E-Mail gelesen, sortiert und vorbereitet, bevor Ihr Team im Büro ist.
Guten Morgen, wir warten noch auf die Lieferung aus Auftrag 5520. Können Sie uns sagen, wann sie bei uns ankommt?
In vielen Betrieben landet alles in einem Sammelpostfach: Anfragen, Rückfragen, Reklamationen, Rechnungen, Werbung. Jemand muss jede Nachricht öffnen, verstehen und weitergeben. Genau das übernimmt die KI. Sie liest jede E-Mail, erkennt, worum es geht, und legt sie dort ab, wo sie hingehört.
Bei Standardfragen geht sie einen Schritt weiter. Sie holt die Antwort aus Ihren Daten und Unterlagen, etwa den Liefertermin aus der Auftragsliste oder die Lösung aus Ihrem Handbuch, und schreibt einen Antwortentwurf. Dringendes wie Reklamationen oder Ausfälle meldet sie sofort an die zuständige Person.
Was eine Zusage, eine Frist oder einen Preis enthält, geht erst nach Ihrer Freigabe raus. Ihr Team liest den Entwurf, ändert bei Bedarf und klickt auf Senden. Eine Eingangsbestätigung mit festem Text kann auf Wunsch sofort automatisch rausgehen.
Die KI arbeitet mit dem Postfach, das Sie schon haben. Sie bekommt Regeln, die wir gemeinsam festlegen: Welche Arten von Nachrichten gibt es bei Ihnen, wer ist wofür zuständig, was gilt als dringend. Danach sortiert sie jede neue Nachricht, sobald sie eingeht, auch abends und am Wochenende.
Dasselbe funktioniert für Ihr Kontaktformular, Ihr Ticketsystem und Anfragen aus Portalen. Alles landet an einer Stelle, mit Absender, Zeitstempel und Zuständigem, statt verteilt auf mehrere Postfächer. Fehlen in einer Anfrage wichtige Angaben, fragt die KI mit einem festen Textbaustein nach, bevor Ihr Team Zeit damit verliert.
Was die KI nicht sicher einordnen kann, rät sie nicht. Die Nachricht landet als offener Fall bei Ihrem Team. Jeder Schritt wird protokolliert, sodass Sie jederzeit sehen, was mit einer Nachricht passiert ist.
In der Regel ja. Die KI greift über eine Schnittstelle auf das Postfach zu, das Sie schon nutzen, etwa Microsoft 365, Google Workspace oder ein Postfach bei Ihrem Hoster. Das klären wir im Erstgespräch.
Nur wenn Sie das wollen, und nur mit festen Textbausteinen, etwa eine Eingangsbestätigung. Alles, was formuliert werden muss oder eine Zusage, eine Frist oder einen Preis enthält, geht erst nach der Freigabe durch Ihr Team raus.
Ja, wenn Sie das wollen. Ändert Ihr Team einen Entwurf vor dem Senden, wird die Änderung festgehalten. Daraus schärfen wir Regeln und Textbausteine nach, damit die nächsten Entwürfe besser passen.
Der Ablauf läuft auf einem Server, der auf Ihren Namen angemeldet ist. Vor dem Start halten wir schriftlich fest, welche Daten welchen Weg nehmen und welcher KI-Anbieter sie verarbeitet. Wo nötig, werden Personendaten vorher unkenntlich gemacht oder ein Anbieter mit Verarbeitung in Deutschland eingesetzt.
30 Minuten Erstgespräch, danach wissen Sie, welcher Ablauf sich in Ihrem Betrieb zuerst lohnt.
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